4 Mga trend ng negosyo upang isaalang-alang kapag pumipili ng software sa cloud accounting

Kahit na para sa maliit na midsize ng mga negosyo (SMBs), ang pagpili ng isang bagong platform ng accounting sa ulap o pag-upgrade ng iyong umiiral na isa ay maaaring maging isang mahirap na ehersisyo na ginawa mas mahirap na hindi lamang sa pamamagitan ng pangangailangan upang masiyahan ang agarang mga kinakailangan ng iyong samahan ngunit din dahil kailangan mong asahan ang hinaharap, din. Upang matulungan, narito ang apat na mahahalagang kalakaran na nais mong magtanong tungkol sa pakikipag-usap sa mga potensyal na vendor.

Una, nais mong malaman kung ang software na iyong na-browse ay gumagamit ng pag-aaral ng machine (ML). Kung gayon, kung paano, paano isinasalin ang ML sa digital na tulong sa pamamagitan ng artipisyal na katalinuhan (AI)? Matapos na ang goma ay talagang nakakatugon sa kalsada kung saan ang mga unang dalawang mga uso at lahat ng iyong umiiral na data na bumalandra: lalo na kung gaano kahusay ang iyong prospektibong pakete na humahawak ng mga analytics ng data? Sa wakas, nais mong malaman kung paano mapapalawak ang iyong software pagdating sa pagsasama ng data nito kasama ng iba pang mga aplikasyon ng back-office, na maaaring maging anumang bagay mula sa digital marketing hanggang sa iyong punto ng pagbebenta (POS) system.

Napag-usapan ko ang mga uso na ito kasama ang ilang mga cloud accounting at enterprise resource planning (ERP) firms upang matukoy kung gaano kahalaga ang bawat isa sa pagtulong sa iyo sa iyong trabaho. Mas mahalaga, napag-usapan namin kung gaano kahalaga ang bawat isa tungkol sa kung gaano kahusay mong magawa ang iyong trabaho sa malapit na hinaharap kapag ang mga uso na ito ay naging pamantayan para sa software ng accounting.

1. Pag-aaral ng Makina (ML)

Sa pinaka pangunahing antas nito, ang ML ay tumutukoy sa kakayahan ng isang sistema ng software na baguhin ang sarili nitong mga panloob na algorithm upang mapabuti ang pagganap. Alam mo kung paano alam ng Facebook kung aling mga kaibigan ang mai-tag kapag nag-post ka ng isang larawan? Iyon ay dahil ang Facebook ay nagtitipon ng impormasyon mula sa lahat ng dati mong nai-post na mga post. Napanood mo na ba ang isang pelikula na inirerekomenda sa iyo ng Netflix? Alam ng Netflix na inirerekumenda ang pelikula na batay sa iyong mga dating pagpipilian.

Ngayon, paano ito nauugnay sa software ng accounting? Well, tumutulong ang ML sa mga bagay tulad ng awtomatikong pag-uri-uriin ang mga pahayag sa pagsingil, inirerekumenda ang mga code ng account, at iminumungkahi ang mga paulit-ulit na pagkakalagay ng data. Mas mahalaga, habang patuloy mong ginagamit ang iyong software at habang patuloy mong tinatanggap o tanggihan ang mga mungkahi ng iyong mga algorithm ng ML, mas matalino ang software. Sa halip na gumamit ng ML upang makatanggap ng mga rekomendasyon at pagsunud-sunod ng impormasyon, sisimulan ng iyong software na magmungkahi ng mga automation na daloy ng maraming hakbang.

"Ang pag-aaral ng makina ay magreresulta sa mas mahusay na paggawa ng desisyon, " sabi ni Jon Roskill, CEO ng kumpanya sa pagpaplano ng kumpanya na Acumatica. "Dadagdagan din nito ang pagiging produktibo at magbibigay ng mga kontrol ng mas magaan at mas maraming mga pananaw ng data upang makita sa paligid ng mga sulok. Ang badyet at pagtataya ngayon ay batay sa pagtingin sa paatras sa mga mahabang linya ng takbo, hindi sa mga kamakailan-lamang na pag-unlad at mga hinahanap na hinaharap. Mas mahusay na pag-uulat ng mga resulta sa mas mahusay na mga desisyon. "

Kung ang lahat ng ito ay tunog, mabuti, mahal, huwag mag-alala. Marami sa mga mas malaking negosyo gamit ang software ng accounting ay gumagamit ng ML sa kanilang mga system. Hindi ito masyadong mahaba bago ang teknolohiyang ito ay naging pamantayan para sa kahit na ang pinakamaliit na solusyon sa accounting 'ng negosyo.

"Tulad ng maraming mga pagbabago sa software ng accounting at pananalapi, malamang na mas malalaking negosyo ang mangunguna sa paraan sa pagbuo o pag-aatas ng mga solusyon na kasama ang ilang uri ng pag-aaral ng makina, " sabi ni Scott Davisson, co-founder ng maliit na kumpanya ng software ng kumpanya ng negosyo. "Mula doon, milyon-milyong mga maliliit na negosyo ang maaaring magmana ng mga makabagong ito habang inilalapat ang kanilang mga pangangailangan / kinakailangan. Ngunit ang mga maliliit na may-ari ng negosyo ay utilitarian dahil nauugnay ito sa mga makabagong teknolohiya sa accounting. Sa madaling salita, abala sila at nakaunat para sa mga mapagkukunan, kaya sila may posibilidad na magpatibay ng mga solusyon na nagpapakita ng isang nakikinabang na benepisyo. Kaya, kahit na maaaring maglaan ng ilang oras para sa pag-aaral ng makina upang mag-trick down sa SMB space, malamang na magbibigay ito ng susi, maaaring makamit ang mga pakinabang kapag nagagawa ito. "

2. Artipisyal na Kaalaman (AI)

Bago tayo makarating sa kung paano makakaapekto ang AI sa maliit na software sa accounting ng negosyo, mahalaga na makilala natin ang pagitan ng ML at AI. Bagaman magkapareho sila, ang parehong mga termino ay madalas na ginagamit na salitan (at hindi tama). Narito ang pangunahing pagkakaiba sa pagitan ng parehong mga term: Ang mga sistema ng ML ay gumagamit ng katalinuhan upang mapagbuti ang pagganap sa pamamagitan ng pag-aalok sa iyo ng mga rekomendasyon at mga paraan upang i-streamline ang mga proseso, samantalang ang mga system na gumagamit ng AI ay nagbibigay ng awtonomiya sa software upang magsagawa ng mga gawain at gumawa ng mga pagpapasya nang walang pangangasiwa ng tao. Ang ML ay Netflix na gumagawa ng mga rekomendasyon sa pelikula; Ang AI ay isang kotse na nagtutulak sa iyo upang magtrabaho habang nakakapagtulog ka sa backseat.

Okay, malamang na tinatanong mo ang iyong sarili kung paano nauugnay ang isang pagmamaneho ng sarili sa SMB accounting. Magandang tanong. Tandaan mo sa nakaraang seksyon nang nabanggit ko na ang ML ay magrekomenda at magmungkahi ng mga input? Paano kung pinagkakatiwalaan mo ang software na mag-input ng data mismo nang hindi nangangailangan ng iyong pangangasiwa?

"Ang artipisyal na intelihensiya ay awtomatiko ang mga likas na gawain at walang kakulangan ng mga likas na gawain, " sabi ni Roskill. "Nagbibigay ang AI ng isang walang katapusang antas ng bilis at kawastuhan, pag-aalis ng mga pagkakamali at pagkakamali ng tao, na nagreresulta sa mas mahusay na kawastuhan."

Ang ilang mga gawain, tulad ng pag-input at gastos sa pag-awdit, pagsagot sa mga pangunahing tanong sa kliyente, at pagtatasa at pagtanggi sa mga pautang batay sa awtomatikong mga pagtatasa ng panganib, ay ilan lamang sa maraming mga kapaki-pakinabang na paraan na nakakaapekto na ang AI sa mga malalaking kumpanya ng accounting ng kumpanya. Ngunit ang antas ng automation na ito ay malapit na darating sa mga tool sa accounting ng lahat ng mga sukat.

"Ang artipisyal na katalinuhan ay magbubukas ng pananalapi at software ng accounting sa isang bagong hanay ng mga gumagamit na hindi kailangang magsalita ng accounting upang makakuha ng pananaw mula sa system, " sabi ni Aaron Harris, CTO ng kumpanya ng pamamahala ng pinansiyal na software na Intacct. "Ang mga vendor ng software ng Smart accounting ay nagdidisenyo ng kanilang pakikipag-ugnay ng artipisyal na intelektwal na may tamang hanay ng mga gumagamit sa isip."

3. Data at Analytics

Ang isang pangunahing lugar kung saan ang AI, ML, at reams ng intersect ng accounting ng account ay ang negosyo analytics. At habang maaari mong tiyak na mag-deploy ng isang tool ng third-party, tulad ng nagwagi ng Choice ng Editors ' Tableau, upang matulungan ang pag-parse ng lahat ng mga magkakaibang mga set ng data sa mga maaaring kumilos na pananaw, dapat mo ring maglaan ng oras upang suriin kung ano ang ginagawa mo sa pangunahing accounting platform na ginagawa sa sarili nitong bagay. Sa mga nakaraang taon, ang lahat ng mga uri ng mga aplikasyon ng negosyo na responsable para sa pagbuo o pag-ayos sa pamamagitan ng malalaking hanay ng data ay ang paggalugad ng mga analytics ng data bilang isang pangunahing halaga ng pagdaragdag at ang accounting ay walang pagbubukod.

Ang mga pakete ng accounting ay nakatuon sa maraming mga lugar sa bagay na ito, kapansin-pansin ang pag-awdit at panganib sa panganib pati na rin ang pagtuklas ng pandaraya. Sa pamamagitan ng pagsasama ng mga karagdagang mapagkukunan ng data mula sa iba pang mga app sa portfolio ng iyong samahan, tulad ng data ng customer mula sa iyong pamamahala ng ugnayan sa customer (CRM) system, data ng sensor mula sa pagmamanupaktura, at pagbili ng data mula sa iyong supply chain at imbentaryo ng pamamahala ng apps, ang mga account na dalubhasa sa data analytics ay maaaring magbigay ng mas malalim na pananaw at mas mataas na antas ng kakayahang makita kung paano gumagana ang iyong samahan at kumita ng pera.

Para sa mga samahan na sumasailalim sa mga regulasyon ng pagsunod, ang takbo patungo sa paggamit ng data analytics upang makita ang pandaraya ay makakapagtipid sa mga kumpanya ng malaking pera habang ang pag-save ng mga namamatay na relasyon sa customer at kasosyo. Ang mga pagsulong sa visualization ng data at ang kakayahang mag-splice sa petsa mula sa mga kahaliling mapagkukunan ay nagpapahintulot sa ilang mga aplikasyon sa accounting na makita kahit na ang pinaka-banayad na mga problema at matukoy kung ang panloloko ay maaaring maging isang kadahilanan.

4. Mga Pagsasama at Extension

Sinumang gumagamit ng software na nakabase sa cloud na nakauunawa sa kahalagahan ng pagtali ng mga set ng data mula sa isang tool patungo sa isa pa. Halimbawa, ang iyong pamamahala ng relasyon sa customer (CRM) at software ng marketing automation ay maaaring magmula sa iba't ibang mga vendor, ngunit ang natatanging mga set ng data sa bawat tool ay may kaugnayan sa mga gumagamit ng parehong mga system. Bilang isang resulta, ang pag-pull ng data mula sa isang system papunta sa isa o itali ang mga daloy ng trabaho sa buong parehong mga sistema nang walang isang malalim na background ng teknolohiya, gagawing mas madali ang iyong buhay at ang iyong trabaho ay mas matalinong.

Sinabi ni Davisson na mahalaga ang kakayahang umangkop para sa accounting software dahil pinapayagan nito ang maliit na may-ari ng negosyo na kumilos bilang mga developer ng software. "Maaari nilang masuri ang kanilang mga panloob na pangangailangan, kung saan kailangan nila ng mas mahusay na mga daloy ng trabaho, o kung ano ang nangangailangan ng apps ng data, " aniya. "At maaari silang magpatupad ng mga solusyon nang hindi nagsisimula sa mahal, kumplikadong mga proyekto sa pag-unlad."

Ang mga tool tulad ng IFTTT at Zapier ay hindi lamang nagdudulot ng magkakaibang mga sistema, pinapayagan ka nilang awtomatiko ang mga kumplikadong mga daloy ng trabaho sa maraming mga sistema - at hayaan ka nitong gawin ito ng kaunting karanasan sa teknolohikal. Ang isang mahusay na halimbawa ng kung ano ang magagawa mo sa pamamagitan ng pagbili ng isang sistema ng accounting na maaaring itali sa isa sa mga tool na ito ng konektor ay ang mga sumusunod: Kapag ang isang bagong transaksyon ay naka-log sa iyong system, ang daloy ng trabaho ay lumilikha ng isang invoice sa Zoho Invoice, nag-post ng isang abiso sa Slack, ay lumilikha ng isang hilera ng data sa Google Sheets, nagpapadala ng isang email sa mga kaugnay na katrabaho, at iskedyul ng isang pagbabayad sa hinaharap. Nakuha mo ang ideya.

"Ang kakayahang umangkop para sa mga tool sa accounting ay pinakamahalaga, " sabi ni Harris. "Kahit na ang mga mamimili na pumili ng mga suite ay malamang na maglagay ng maraming mga solusyon. Ang mga solusyon sa accounting tulad ng Intacct ay idinisenyo na inaasahan ang pag-access sa higit sa pamantayang impormasyon ng accounting at idinisenyo upang maging bahagi ng mga proseso ng negosyo sa buong kumpanya. Ang pagkonekta sa lahat ng mga sistemang ito ay hindi lamang paganahin isang mas mayamang data na nakatakda mula sa kung saan makakakuha ng mga pananaw, mababawas din nito ang latency ng data. "