Mag-ayos: 11 mga tip para sa pamamahala ng email nang mas mahusay

Ang email ay makakapagparamdam sa amin na parang nagpupumilit na itago ang aming mga ulo sa itaas ng tubig. Mahaba ba ang iyong mga pahina ng inbox? Sinisimulan mo ba ang araw-araw na nagbabasa ng email, iniisip mong tutugon ka sa pinakamahalagang mga mensahe, upang tumingin lamang at mapagtanto ang isang oras na nawala at wala ka nang nagawa? Napatakbo ka ba sa espasyo para sa iyong email tuwing ilang araw? Nararamdaman ba ng email ang isang multiplier ng pagiging produktibo, o isang mamamatay na produktibo?

Tumatagal lamang ito ng ilang mga simpleng trick upang makakuha ng mas mahusay sa pakikitungo sa email upang hindi mo naramdaman ang pagtimbang nito. Ang ilan sa mga tip na ito ay umaasa sa mga pag-andar na matatagpuan sa karamihan ng mga programa ng email, ngunit ang iba ay mga paraan ng pagbabago ng iyong sariling mga gawi upang ang maliit na pang-araw-araw na pakikipag-ugnay na mayroon ka ng tulong sa email na iyong sinusubaybayan sa pamamahala nito.

Isipin ito tulad ng paglilinis ng iyong mga ngipin. Mayroong pagkakaiba sa pagitan ng pang-araw-araw na kalinisan ng ngipin at pagpunta sa isang dentista, ngunit kailangan mong gawin pareho. Dapat kang magsipilyo ng dalawang beses sa isang araw at mag-floss ng isang beses sa isang araw, at ang mga gawi ay napakahalaga sa pagkakaroon ng malusog na ngipin. Tuwing anim na buwan, dapat mo ring bisitahin ang isang dentista para sa mas masusing paglilinis, x-ray, at iba pang pangangalaga sa pag-iwas. Pinipigilan ng pang-araw-araw na kalinisan ang mas malaking mga problema sa pagbuo. Ang mga pagbisita sa dentista ay tumutulong sa iyo na mahuli at iwasto ang mga problema sa burgeoning bago sila makontrol.

Siyempre, kahit na sa mga ngipin, ang mga bagay ay maaaring magkamali. Ang isang aksidente ay maaaring kumatok sa kanila o ang iyong mga gen ay maaaring tapusin ang epekto sa kanila, tulad ng isang bagong proyekto o pagbabago sa posisyon ng trabaho ay maaaring maging sanhi ng pagsabog ng email. Anuman ang kaso, hindi ito nangangahulugang dapat mong ihinto ang pag-floss o pagtanaw ng regular na dentista - o paglilinis ng iyong email araw-araw. Kung mayroon kang isang hindi inaasahang problema, kailangan mo pa ring sundin ang mga mabubuting gawi upang mapanatili ang lahat.

Kapag binago mo kung paano ka nakikipag-ugnay sa email sa maikling panahon - kung kailan at kung paano mo ito suriin, kung gaano kadalas mo tinanggal ang mga mensahe, at iba pa - ginagawang mas madali ang iyong buhay sa katagalan.

Narito ang ilang nangungunang mga tip para sa paggawa ng email na mas mababa sa isang pasanin. Babalaan ako sa iyo na ang mga tip na ito ay nakaugat sa karaniwang kahulugan at hindi nagbibigay ng isang magic bullet, na nangangahulugang hindi nila sasabog ang iyong isip o maging isang magdamag na pakiramdam. Ngunit hindi rin mag-flossing.

1. Tanggalin Una

Ang unang bagay na dapat gawin kapag binuksan mo ang iyong inbox ay i-scan upang makita kung ano ang maaari mong tanggalin. Tingnan ang linya ng paksa at ang nagpadala. Junk ba ito? Ito ba ay isang promosyonal na email na hindi mo na babasahin? Ito ba ay isang paunawa mula sa iyong katrabaho na nagsasabi sa linya ng paksa na sila ay lalabas ngayon, at walang susunod na pagkakataon na ang anumang karagdagang impormasyon sa katawan ng email ay may kaugnayan sa iyo? Kung gayon, itapon ito.

Ang lahat ng mga mensahe na iyong kinikilala bilang hindi mahalaga ay dapat mapili at ilipat sa basurahan nang malaki. Kung hindi ka nagmamadali sa isang partikular na umaga ay maaari mo ring subukang makilala ang isa o dalawang regular na mga email upang hindi mag-unsubscribe.

Bakit mahalaga na gawin ang hakbang na ito? Kapag tinanggal mo kaagad ang mga hindi nauugnay na mensahe, mas madali mong makita ang natitirang mga mensahe. Kapag nakikita mo ang natitirang mga mensahe, masusubukan mo nang mas mabilis ang mga mahahalaga. Kung maaari mong matukoy kahit lima o sampung porsyento ng iyong pang-araw-araw na papasok na mail bilang "malamang na hindi nangangailangan ng pagkilos" upang maaari mong burahin ito kaagad, magiging mas mahusay ka upang simulan ang iyong araw nang produktibo.

2. Gumamit ng Higit sa Isang Email Address

Hindi ako maaaring tumayo sa mga email sa marketing o mga pagpapatunay ng pagpapadala, mas kaunti ang mga paalala mula sa aking bangko na bayaran ang aking bill sa credit card kapag naka-set up na ito para sa auto-pay. (Grr.) Ang lahat ng mga mensahe na ito ay magiging kalat sa aking inbox at mas mahirap na makita ang mga mahahalagang email, maliban na mayroon akong isang diskarte para sa pakikitungo sa kanila.

Gumagamit ako ng isang hiwalay na email address para sa lahat ng mga mensahe na may kahalagahan.

Mayroong ilang mga paraan upang gawin ito. Maaari kang mag-set up ng isang bagong email account para sa hangaring ito, na kung paano ko ito ginagawa, o maaari kang lumikha ng isang address ng alyas gamit ang iyong kasalukuyang account. Karamihan sa mga email provider ay nagpapahintulot sa iyo na gawin iyon. Pagkatapos, lumikha ka ng isang patakaran o filter sa iyong email account upang ang lahat ng mga mensahe na ipinadala sa alyas ay laktawan ang inbox at pumunta sa ibang folder. Tawagan itong Inbox 2 o Mababang Kahalagahan o kung ano man ang gusto mo.

Ang isang pakinabang ng paggamit ng isang hiwalay na email address para sa hangaring ito ay panatilihin mo ang hindi masyadong-junk mail na ito, kung minsan ay tinatawag na grey mail, hiwalay mula sa iyong mahalagang mail. Bilang karagdagan, kung ang isang kumpanya ay nagbebenta ng iyong email address sa isa pang listahan ng pamamahagi, ang anumang bago at hindi nais na mga mensahe sa marketing ay hindi magtatapos sa iyong pangunahing inbox. Ang isang ikatlong benepisyo ay hindi ka ginulo ng mga mensaheng ito, isinasaalang-alang na kailangan mong mag-log in sa isa pang email program o mag-navigate sa ibang inbox upang ma-access ang mga ito.

3. Sumulat ng Maikling

Kapag nagsusulat ng mga email, sabihin kung ano ang ibig mong sabihin, maging malinaw, at maging maigsi. Bakit? Ang pagsulat ng maikling ay nakakatulong sa mga taong nakabasa ng iyong mensahe na makarating sa punto at maiproseso ang kanilang email nang mas mahusay. Maaari nilang kunin ang iyong tono at tumugon nang mabait, na gawing mas madali para sa iyo ang buhay.

Ang ilang mga sitwasyon ay tumatawag para sa kumpletong mga pangungusap at pormal na wika, ngunit ang mga fragment ay maaaring maging epektibo sa email. Gamitin ang mga ito kapag may katuturan. Ang pulisya ng gramatika ay hindi susunod sa iyo. Tiyak, kung minsan kailangan mong lubos na detalyado at samantalahin ang aspeto ng papel-trail ng email - mayroong isang talaan ng lahat. Sa pangkalahatan, gayunpaman, default sa maigsi, malinaw, at prangka na wika.

Hindi lahat ay may kasanayan sa kakulangan at maaari itong lumabas bilang curt. Upang maiwasan ang tunog na hindi magiliw, maaari kang magdagdag ng isang mga puntos ng emoji o bulalas. O ipagbigay-alam sa mga tao na sinubukan mong maging maigsi sa email at hindi nila ito dapat personal na gawin.

4. Gumamit ng Mga Grupo o Listahan ng Pamamahagi

Kung nagpadalhan ka ng isang mensahe sa parehong pangkat ng mga tao nang paulit-ulit, mag-set up ng isang grupo o alyas email. Sa Outlook, tinawag itong Listahan ng Pamamahagi. Sa Gmail, pumunta sa Mga contact (contact.google.com), piliin ang mga taong nais mong idagdag sa isang grupo, at i-click ang icon ng label. Bigyan ng pangalan ang iyong pangkat. Kapag nagse-save ito, maaari mong i-type ang pangalang iyon upang awtomatikong magsulat ng isang mensahe sa lahat ng nasa pangkat.

Ang paggamit ng mga grupo ay hindi lamang nakakatipid ng oras sa pamamagitan ng pag-alis ng pangangailangan na ma-type ang pangalan ng bawat tao kapag nai-mail mo ang pangkat, ngunit itinatakda ka rin para sa madaling pagtanggal ng mga taktika, tulad ng ipinaliwanag ko nang kaunti.

5. Lumikha ng Mga template o de-latang Mga Tugon

Kung mayroong isang mensahe na paulit-ulit mong ipinapadala, huwag mong isulat ito mula sa simula sa bawat oras. Gumamit muli ng iyong isinulat sa pamamagitan ng paggawa ng isang template o de-latang tugon, habang tinawag ito ng Gmail.

Ang ilang mga halimbawa ng mga mensahe na madalas na ipinapadala ng mga tao ay nasa linya ng:

• Salamat sa pag-abot, ngunit hindi ako interesado,
• Kinukumpirma ang resibo. Salamat sa iyo at pakisabi sa akin kung kailangan mo ng iba pa mula sa aking pagtatapos, at
• Tila isang trabaho para sa aming ligal na kagawaran. Ang pinakamahusay na punto ng pakikipag-ugnay ay …

Kapag mayroon kang ilang mga template ng pag-set up, maaari kang tumugon sa mga mensahe na normal na tumatagal ng hindi kinakailangang oras nang hindi kahit na iniisip ang tungkol dito, hayaan kang magpatuloy sa mas mahalagang gawain.

6. Gumamit muli ng Mga Linya ng Paksa

Ang pagtanggi sa mga ipinadalang mensahe sa pamamagitan ng mga template at de-latang mga tugon ay nagdaragdag ng iyong kahusayan sa pamamagitan ng pagliit ng pagsusulat. Ang pagtanggi sa mga linya ng paksa ay nagbibigay-daan sa iyo nang mas madali at mabilis na tanggalin o i-archive ang mga lumang mensahe. Ipapaliwanag ko kung paano susunod.

7. Pagsunud-sunod sa Tanggalin

Ang mga limitasyon ng data ay maaaring ma-sneak up sa sinuman, kahit na lubos na organisadong tao. Ang paraan upang mapalaya ang ilang puwang ay upang tanggalin ang mga mensahe na hindi mo kailangan nang malaki. Ito ang uri ng gawain na maaari mong isipin na katulad ng pagpunta sa dentista. Hindi mo kailangang gawin ito araw-araw, ngunit ginagawa ito nang pana-panahon at regular na makakatulong upang maiwasan ang mas malaking mga problema. Nakakita ako ng tatlong paraan ng pagtanggal upang maging kapaki-pakinabang lalo na.

Una, ayusin ang iyong ipinadala na mail sa pamamagitan ng laki ng file o kalakip at itapon ang pinakamalaking mga hindi mo kailangan. Ang dahilan na nakatuon ako sa mga ipinadalang mga mensahe ay dahil kung nagpadala ako ng isang kalakip, mayroong isang magandang pagkakataon na pagmamay-ari ko ang file at samakatuwid mayroon akong ibang kopya na na-save sa ibang lugar.

Ang pangalawang paraan ay ang pag-uuri ng ipinadala na mail sa pamamagitan ng linya ng paksa at hanapin ang mga mensahe na ipinapadala mo nang regular. Kung magpadala ka ng lingguhang mensahe na may linya ng paksa na "Paglilinis ng ref ng hapon sa 4 ng hapon ngayon, " mabilis mong makita, piliin, at tanggalin ang lahat nang sabay-sabay.

Pangatlo, ayusin ang iyong mga mensahe sa pamamagitan ng tatanggap. Marahil ay mayroon kang ilang mga kasamahan, kaibigan, o grupo ng mga taong madalas kang nag-email. Malamang na marami sa mga mensahe na ipinadala sa pagitan mo at sa kanila ay hindi masyadong mahalaga. Kung hindi mo na kailangan ang mga ito muli, pumili ng maraming mga mensahe nang sabay-sabay at tanggalin ang mga ito nang napakalaking.

8. I-off ang Mga Abiso, Isara ang Email sa Pag-focus

Ang pagkuha ng isang alerto sa screen tungkol sa bawat papasok na mensahe ay hindi kapani-paniwalang nakakagambala at nakakagambala. Gusto ko hulaan na ang labis na karamihan ng mga manggagawa ay mas mahusay na mas mahusay na may mga alerto sa email na ganap na hindi pinagana. Nakatutulong lamang ito sa mga pinakasikat na kaso. Kaya, patayin ang iyong mga abiso.

Katulad nito, isara ang iyong aplikasyon sa email o ang tab na browser nito kung kailangan mong gumawa ng lubos na nakatuon na trabaho nang hindi bababa sa 30 minuto. Nahihirapan ako na isulat ang tip na iyon, alam na halos walang sumunod dito. Napakakaunting mga tao ang talagang gumagawa nito, ngunit nais kong makumbinsi ang maraming tao na subukan. Isipin kung gaano kadali ang mahanap ang iyong daloy kapag hindi ka ginulo sa email.

Mag-isip muli sa huling oras na nagtrabaho ka sa offline, kung ito ay nasa isang eroplano na walang Wi-Fi o kapag bumaba ang iyong internet. O marahil ay nagtrabaho ka mula sa isang time zone kung saan wala kang maraming iba pang mga kasamahan at samakatuwid ay walang mga pagkagambala sa email para sa isang mahabang kahabaan ng iyong araw. Sa pamamagitan ng pagsasara ng email, napapalapit ka sa pagtitiklop ng karanasan na hindi ka naantala, habang naa-access pa ang iba pang impormasyon sa online kung kinakailangan.

9. Co-opt Auto Mga Tugon

Kaugnay sa nakaraang tip, sabihin natin na hindi mo isasara ang iyong window ng email dahil nag-aalala kang may isang taong susubukan na makipag-ugnay sa iyo sa isang kagyat na bagay at makaligtaan mo ito. Ang workaround? Mag-set up ng isang out-of-office o auto-reply message na nagsasabing, "Kung ito ay isang napakahusay na bagay, mangyaring mag-text / tumawag / mensahe sa akin …" at bigyan ang iyong numero ng telepono, Slack hawakan, o ginustong linya ng komunikasyon.

10. Tanggalin! O File File Sa Mga Folder

Ang isang hindi natapos na email ay madalas na isang mabuting hangarin na hindi natapos. Alamin kung kailan hahayaan. Huwag mag-hang sa mga mensahe kung malamang na hindi ka makagawa ng anumang bagay sa kanila. Ang pag-iwan ng mga hindi importanteng mensahe sa iyong inbox ay lubos na hindi produktibo, nakakagambala, at nagpapaalala lamang sa iyo kung ano ang nais mong gawin sa isang perpektong mundo, ngunit hindi magagawa.

Hindi ka nila pinapaboran sa pamamagitan ng pagiging nasa iyong inbox.

Kung ang matanggal na mga mensahe ay tila malubha, ilipat ito sa isang bagong folder. Tawagan ang folder na Pending o Magandang Mga hangarin. Ang mahalagang bagay ay upang mailabas ang mga ito sa iyong Inbox. Maghintay ng ilang buwan. Tingnan kung gaano karaming beses mong hinukay o tumugon. Kung ang sagot ay zero, marahil isaalang-alang ang pagtanggal ng mga ito sa unang lugar.

11. Walang laman ang basurahan

Katangian nang pana-panahon ang basurahan. Ang pagtanggal ng basurahan ay nagtatanggal ng puwang. Karamihan sa mga programa ng email, kabilang ang Outlook, ay may isang setting para sa awtomatikong pag-aalis ng basurahan kapag umalis ka sa app. Kung hindi mo tatandaan na itapon ang basurahan, inirerekumenda ko ang pag-on sa tampok na iyon.

Karamihan sa mga tao marahil ay hindi kailangang i-laman ang basurahan ng higit sa isang beses sa isang buwan o isang beses sa isang quarter. May panganib sa pagtanggal ng iyong basurahan nang madalas, dahil ang basurahan ay kung saan pupunta ka upang iligtas ang mga email na naisip mong hindi mo kailangan, ngunit lumiliko ka. Maraming nai-save ko ang isang mensahe mula sa basurahan, karaniwang sa parehong araw na inilalagay ko doon.

Paano Hilahin ang Emergency Cord

Ngayon, kung desperado ka para sa isang malinis na slate gamit ang iyong inbox, narito ang isang huling trick na maaari mong subukan:

1. Lumikha ng isang bagong folder. Pangalanan itong Old Inbox o Mail Bago ang Hulyo 2019 (o kasalukuyang buwan at taon).

2. Piliin ang lahat sa iyong inbox. Ilipat ang lahat sa bagong folder.

• 38 Mga Tip sa Gmail na Makakatulong sa Iyong Makakamit ng Email 38 Mga Tip sa Gmail na Makatutulong sa Iyong Makakamit ng Email
• Ang Push para sa Zero Email Ang Push para sa Zero Email
• 4 Mga paraan upang Labanan ang Sobrang Overload ng Email sa Opisina 4 Mga Paraan upang Labanan ang Sobrang Sobrang email sa Opisina

Voilà. Nasa inbox zero ka, at hindi mo na kailangang ihagis ang isang solong mensahe.

Walang sinuman ang umaasang mag-overhaul ka ng isang magulong inbox sa magdamag. Ibagay ang kaunting positibong gawi nang kaunti. Gawin ang ilan sa mga pana-panahong pagkilos, tulad ng pag-alis ng basurahan o maramihang pagtanggal ng mail na mail, upang matulungan mong maramdaman mong sumusulong ka.