Mag-ayos: 10 mga tip para sa pamamahala ng iyong mga digital na tala

Naaalala ng mga tagahanga ng Seinfeld ang isang maluwalhating eksena mula sa palabas nang magpakita sina Jerry at Elaine sa isang ahensya ng pag-upa ng kotse. Hiniling ni Jerry na kumuha ng isang midsize na kotse na inilaan niya. Ang ahente sa counter ay tumugon na wala silang maiinam na mga modelo na naiwan dahil naubusan sila. "Kita n'yo, " sabi ni Jerry, "marunong kang kumuha ng reserbasyon. Hindi mo lang alam kung paano hahawak ang reserbasyon." Sa palagay ko sa parehong paraan tungkol sa mga digital na tala. Napakadaling kumuha ng mga tala, ngunit mas mahirap gamitin ang mga ito.

Upang aktwal na gamitin ang mga tala na kinukuha mo, kailangan mong ayusin at malaman kung paano hanapin ang mga ito. Ang mga tip na ito sa pagsisimula sa isang app na pagkuha ng tala at pag-aayos ng iyong mga tala ay makakatulong.

1. Pumili ng isang Mahusay na Tala-Pagkuha ng App

Ang app na pagkuha ng nota na pinili mo ay lubos na nakakaimpluwensya kung at paano mo makikita ulit ang iyong mga tala. Ang pangunahing app ng pagkuha ng tala na na-pre-install sa iyong telepono o tablet marahil ay hindi napakahusay. Sigurado, ginamit mo ito bago, at gumagana ito ng maayos, ngunit marahil hindi mo alam kung anong mga tampok ang nawawala mo na hiwalay na kasiya-siyang mga app mula sa mga mahusay.

Tatlong mga tampok na talagang kapaki-pakinabang na tumatanggap ng mga app ay:

• folder,
• mga tag, at
• pagkilala sa optical character (OCR).

Pupunta ako sa mas detalyado tungkol sa bawat punto sa isang sandali.

Ang tatlong apps na inirerekumenda ko, batay sa aking personal na pagsubok ng maraming mga app ng pagkuha ng mga tala sa mga nakaraang taon, ay:

• Microsoft OneNote, kung nais mo ng isang libreng app na pagkuha ng tala,
• Evernote, kung hindi mo iniisip na magbabayad para sa isang subscription sa Premium, at
• Quip para sa pakikipagtulungan ng pagkuha ng tala.

2. Lumikha ng isang Inbox

Kapag nag-jot ka ng isang tala nang mabilis, kailangan mo ng isang lugar upang mai-save ito kung saan hindi ito mawawala. Lumikha ng isang folder ng Inbox sa iyong app na pagkuha ng tala at itakda ito bilang default na lokasyon ng imbakan.

Regular na dumaan sa Inbox upang magdagdag ng karagdagang impormasyon tungkol sa iyong mga tala at pagsunud-sunod. Makikita mo kung paano gawin iyon sa susunod na ilang mga tip. Hindi mo kailangang linisin ang Inbox sa isang nakatakdang iskedyul, ngunit subukang gawin ito kapag binuksan mo ang iyong app na pagkuha ng nota sa isang buong laki ng screen (tingnan ang # 10, sa ibaba). Mas madali itong makita kung ano ang ginagawa mo at makita ang lahat ng mga pagpipilian na mayroon ka.

Hindi mo kailangang mag-shoot para sa Inbox Zero sa isang app na pagkuha ng tala. Ang isang Inbox ay isang mahusay na lugar upang mag-imbak ng mga tala na madalas mong bisitahin ang madalas. Halimbawa, nagtatago ako ng isang tala sa lahat ng mga pangalan ng network at password ng Wi-Fi ng aking mga kaibigan kaya kung magdala ako ng isang bagong aparato sa kanilang bahay o punasan ang pag-save ng password, maaari kong sumali sa network nang hindi inaabala ang mga ito para sa mga detalye. Ang tala na iyon ay may isang permanenteng tahanan sa aking inbox.

3. Pagbukud-bukurin ang Mga Tala sa Mga Folder o Notebook

Ang mga folder, na tinawag din ng ilang mga app na Mga Notebook, ay tumutulong sa iyo na maisaayos nang manu-mano ang iyong mga tala. Nagiging kapaki-pakinabang sila sa ibang pagkakataon kapag nais mong galugarin ang mga tala sa isang tiyak na paksa, tulad ng lahat ng mga tala na mga recipe.

Ang mga folder na nilikha mo at kung paano mo pinangalanan ang mga ito ay depende sa kung anong uri ng mga tala na kinukuha mo at kung paano mo ginagamit ang mga ito. Kung hindi ka sigurado, magsimula sa mga folder para sa Inbox, Pagbasa, Sambahayan, Personal, at Trabaho. Maaari mong palaging baguhin ang mga ito at lumikha ng higit pa sa sandaling nakakakuha ka ng isang kahulugan ng kung paano mo ginagamit ang mga ito.

4. Gumawa ng Mga Shortcut para sa Iyong Paboritong Folder

Ang anumang mahusay na ginamit na app na pagkuha ng tala ay may mga folder na nakakakita ng higit pang pagkilos kaysa sa iba. Gawing madaling maabot ang mga folder na iyon sa pamamagitan ng paglikha ng mga shortcut sa kanila o pagmamarka ng mga ito bilang mga paborito. Ito ang mga folder kung saan madalas kang tumingin sa mga tala na iyong ginawa at nagdaragdag ng mga bago.

Marahil ay mayroon kang ibang mga folder na may hawak na mga tala hanggang sa hindi inaasahang oras kung kailan mo kailangan ang mga ito. Hindi nila kailangang maging harap at sentro.

5. Gumamit ng mga Tags

Tulungan ka ng mga tag na makahanap ng mga umiiral na tala. Maaari nilang mapaliitin kung ano ang nakikita mo sa isang partikular na folder o ipakita sa iyo ang lahat ng mga tala na naka-tag sa isang karaniwang tema sa maraming mga folder. Makakatulong din sila sa iyo na makahanap ng mga tala na nauugnay sa ilang tema kahit na ang salitang pampakay ay hindi lilitaw sa tala mismo. Hayaan akong magbigay ng ilang mga halimbawa.

Halimbawa 1: Sabihin na mayroon kang isang folder na tinatawag na Mga Recipe, at nagpaplano ka ng isang partido para sa ilang mga vegetarian. Maaari mong hilahin ang lahat ng mga tala mula lamang sa folder na iyon na naka-tag na vegetarian para sa mga ideya sa gagawin.

Halimbawa 2: Marahil ikaw ay isang manunulat na nagsusulat para sa iba't ibang mga publikasyon. Maaari kang gumawa ng mga tala tungkol sa mga artikulo at ayusin ang mga ito sa mga folder batay sa kung saan nai-publish ito. Maaaring may mga oras, gayunpaman, kung nais mong galugarin ang lahat ng mga tala na mayroon ka sa isang tiyak na tema, anuman ang nag-publish ng piraso. Kung nai-tag mo ang iyong mga tala sa temang ito, maaari kang maghanap para sa tag at makita ang lahat ng ito kahit na anong folder ang kanilang naroroon.

Halimbawa 3: Ipasa mo ang isang email na may kaugnayan sa isang proyekto na nagtatrabaho ka sa iyong app na pagkuha ng nota. Ang mensahe ay hindi kailanman sinasabi ang pangalan ng proyekto o kung ano ang tungkol sa. Iyon ay kung paano makipag-usap ang mga tao kapag sila ay nasa kapal ng isang bagay. Sa kasong ito, maaari kang magdagdag ng mga tag upang tukuyin ang tala (pangalan ng proyekto, kliyente, paglalarawan ng trabaho) upang maghanap ka ng tala kung kailangan mo ito.

6. Mga Cull Tags

Mayroong isang bagay tulad ng pagkakaroon ng masyadong maraming mga tag. Ang mas maraming pagdaragdag ka ng mga tag, ang sloppier na nakukuha nila. Kaya paminsan-minsan, cull ang iyong mga tag. Narito kung paano ito gagawin.

Hilahin ang isang listahan ng lahat ng mga tag na ginagamit. Kadalasan, maaari mong makita ang bilang ng tala sa tabi ng tag. Una, maghanap ng malapit sa mga duplicate. Kung mayroon kang mga tag para sa parehong "app" at "apps, " mapupuksa ang alinman sa isa ay may mas kaunting mga tala. Buksan ang mga apektadong tala at idagdag ang tag na iyong susundin. Tanggalin ang iba pang tag.

Bilang karagdagan, kung mayroon kang anumang mga tag na may dalawa o mas kaunting mga tala, isaalang-alang ang pag-alis ng mga ito. Marahil hindi ka nila ginagawa ng kabutihan.

7. Lumikha ng isang Shortcut sa Iyong Telepono

Gumawa ng isang shortcut sa iyong telepono upang magsimula ng isang bagong tala sa iyong app na pagkuha ng tala upang ang pagkuha ng mga ideya at impormasyon ay palaging maabot. Sa mga aparato ng iOS, maaari kang gumawa ng isang shortcut ng Siri, at sa hitsura ng Android para sa isang pagpipilian ng Bagong Tandaan na Widget sa app.

8. Magtula

Kung may isang bagay na nasa isip mo na nais mong isulat ngunit sineseryoso mo o naglalakad ka ng iyong aso at halos hindi mapamamahalaang hawakan pareho ang tali at ang iyong telepono nang sabay-sabay, magdikta.

Karamihan sa mga smartphone ay may function ng speech-to-text. Gamitin ito! Magsimula ng isang bagong tala, pindutin ang icon ng mikropono sa keyboard, at magsalita ng anumang nais mong isulat. Bilang kahalili, maaari kang magrekord ng isang memo ng boses at isalin ito sa ibang pagkakataon. Kung nakagawian mo at tinatapos ang madalas na pagdidikta ng mahahabang mga sipi, maaaring gusto mong gumamit ng isang serbisyo ng transkripsyon upang makatipid ng iyong oras. Maraming magagandang libre at bayad na mga pagpipilian na magagamit, kahit na ang bayad na mga pagpipilian ay may posibilidad na maging mas tumpak.

9. Ikabit ang Mga Larawan at PDF, Gumamit ng OCR

Kung ang iyong app ay may OCR, maaari itong maghanap sa teksto na matatagpuan sa mga imahe, mga PDF, at iba pang mga file na nai-upload mo dito. Huwag mahiya na magdagdag ng mga file sa iyong mga tala kapag kailangan mo ito. Kasama rito ang pag-snapping ng mga larawan ng mga palatandaan ng impormasyong pang-impormasyon, mga sulat na isinulat ng kamay, mga pahina ng mga libro, atbp.

Maaari mong makita kung paano ito kapaki-pakinabang sa pamamagitan ng isang halimbawa. Sabihin nating ilakip mo ang isang PDF ng isang resibo para sa isang pagkain na kailangan mong i-claim sa isang ulat sa gastos. Nakalimutan mong i-tag ito na "resibo, " at hindi mo alam kung nasaan ito. Kung naaalala mo ang pangalan ng restawran, maaari mong mai-type ito sa search bar, at susubaybayan ito ng OCR.

Bigyang-pansin ang mga limitasyon ng iyong tala sa pagkuha ng tala o uri ng account na ilagay sa iyong paggamit ng OCR at imbakan. Halimbawa, ang libreng bersyon ng Evernote ay nagpapatakbo ng OCR sa mga imahe, ngunit hindi mga dokumento ng PDF at Office. Kailangan mo ng isang account sa Premium o Negosyo para sa na. Kung ang iyong app ay walang built-in na pag-scan, maaari mong isaalang-alang ang pagpapares nito sa isang app sa pag-scan ng mobile.

10. Mag-ayos sa isang Malaking Screen

Sa isip, ang iyong app na pagkuha ng tala ay magkakaroon ng desktop app at web app. Gumamit ng isa sa mga ito (sa pangkalahatan ay nagsasalita, ang mga desktop apps ay mas mahusay para sa hangaring ito) kapag pinag-uuri ang iyong inbox at pag-aayos ng iyong mga tala. Ang pagkakaroon ng isang malaking screen ay makakatulong sa iyo na makita ang higit pa sa app, at samakatuwid, higit pa sa iyong istraktura ng folder, mga tag, at iba pang impormasyon na idinagdag mo sa mga tala upang mapanatili itong maayos. Kung makikita mo ang lahat ng iyong mga pagpipilian, mas malamang na pipiliin mo ang mga tama.

Kunin ang Tala, Hawakin ang Tandaan, Bisitahin muli ang Tala

Kapag inayos mo ang iyong karanasan sa pagkuha ng nota, pinagbuti mo ang iyong mga pagkakataon na hindi lamang kumuha ng mas may-katuturang mga tala, ngunit iniimbak din ang mga ito sa isang paraan na hinahayaan mong muling bisitahin ang mga ito kapag oras na.